Kişisel Verilerin Korunması Aydınlatma Metni (İletişim Süreçlerine İlişkin)

1. PURPOSE

Ram and Sons İnşaat ve Dış Ticaret Anonim Şirketi, located at Büyükdere Mah., Ahiler Çıkmazı Sk., Sarıyer Belediyesi, Blok No: 19, Sarıyer / Istanbul (hereinafter referred to as “Rams” or the “Company”) has prepared this Privacy Notice in order to fulfil its obligations arising from the Personal Data Protection Law No. 6698 (“PDPL” or the “Law”), in line with its respect for fundamental human rights and its sensitivity regarding the protection of personal data.

DATA CONTROLLER

Rams, acting as the data controller, collects, processes, and safeguards the personal data of its customers in accordance with the Personal Data Protection Law (PDPL) Within the scope of the PDPL, Rams aims to increase its customers’

awareness regarding personal data processing activities, to transparently explain such processing activities, and to fulfil its disclosure obligation under Article 10 of the PDPL. In this context, Rams provides detailed information and clarification to its customers within the framework set out below.

DEFINITIONS

Personal Data

Any information relating to an identified or identifiable natural person.

Special Categories of Personal Data

Personal data relating to the race, ethnic origin, political opinion, philosophical belief, religion, religious sect or other belief, appearance, membership to associations, foundations or trade-unions, data concerning health, sexual life, criminal convictions and security measures, and the biometric and genetic data are deemed to be special categories of personal data. Special Categories of Personal Data are data that pose a greater risk to the privacy of the data subject. The processing of these categories of data is strictly regulated.

Data Controller

Natural or legal person who determines the purposes and means of processing personal data and is responsible for the establishment and management of the data filing system. In this context, Rams acts as the data controller.

Data subject

Data subject means the natural person, whose personal data are processed.

PDPL

It refers to the Personal Data Protection Law No. 6698, which entered into force on April 7, 2016.

Explicit Consent

Explicit consent means freely given, specific and informed consent.

Data Processing

It refers to any operation or set of operations which is performed on personal data or on sets of personal data, whether or not by automated means, such as collection, recording, organisation, structuring, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, restriction, erasure or destruction.

Personal Data Breach

Personal Data Breach Personal data breach means a breach of security leading to the accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure of, or access to, personal data transmitted, stored or otherwise processed.

Disposal

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini ifade eder.
Silme: Kişisel verilerin, ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini ifade eder.
Yok Etme: Kişisel verilerin, hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
Anonimleştirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade eder.

Anonymization

Anonymization is the process of rendering personal data impossible to link with an identified or identifiable natural person, even through matching them with other data.

Recording Medium

It refers to any type of environment that keeps the personal data processed wholly or partially by automated means or non-automated means which provided that form part of a data filing system.

Data Processor

It refers to natural or legal person, public authority, agency or other body which processes personal data on behalf of the controller.

Data Transfer

It refers to the sharing personal data with third parties domestically or abroad.

Personal Data Protection Policy

The internal Company document governing principles and procedures for processing, storing and protecting personal data.

PURPOSES OF PROCESSING YOUR PERSONAL DATA, CATEGORIES OF PERSONAL DATA, METHODS OF COLLECTION AND LEGAL BASES

Purposes of Processing

a. Your personal data are processed for the following purposes, in compliance with the limitations set forth under the PDPL:

• Mal/ Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi,
• Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi,
• İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
• Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi,
• Mal Satış Süreçlerinin Denetlenmesi,
• Finans ve Muhasebe İşlemlerinin Denetimi,
• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi,
• Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi,
• Yetkili Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi,
• Müşteri İlişkilerinin Yönetimi ve Satış Sonrası Hizmetlerin Sağlanması,
• Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini,
• Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi,
• Ticari Elektronik İleti Gönderimi Süreçlerinin Yürütülmesi ve Organizasyonu,
• Firma/Ürün/Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi,
• Reklam/Kampanya/Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi.

b. In addition, your personal data are processed by our Company only if you have given your explicit consent, and provided that you have also consented to receive commercial electronic messages, for the purposes of conducting general or personalized campaigns, advantages, promotions, product/service introductions, advertisements, notifications and marketing activities; carrying out customer satisfaction surveys related to products and services; and contacting you to inform you about campaigns, discounts, gifts, contests, greetings, well wishes, and raffles.

Within this scope, if you consent to the processing of your personal data for the purposes specified above, you are also required to approve the separately provided ‘Commercial Electronic Message Consent Form.’ Upon providing such consent, we may inform you about current developments and updates regarding our projects. If you do not provide your consent, your personal data will only be processed for the purposes specified in section 4.1(a) of this Privacy Notice, and no commercial electronic messages will be sent to you.

Personal Data We Process

In accordance with the principle of “data minimization” set forth in Article 4 of the Personal Data Protection Law No. 6698, our Company undertakes to collect and process only those personal data that are relevant, limited and proportionate to the purposes of processing. Within this scope, the categories of personal data processed by our Company are as follows:

Identity Information

• Name/Surname, Turkish ID Number, Signature, Date of Birth, ID Serial Number, Gender, Mother’s/Father’s Name, Marital Status, Nationality

Contact Information

• Address, Phone Number, E-mail Address, Workplace Address, Residential Address

Professional Experience/ Professional Knowledge

• Sector of Employment, Employer, Professional Background, Workplace, Educational Background

Financial Information

• Account Number

Customer Transaction Information

• Payment Plan, Payment Preferences, Type of Real Estate Interested In, Purpose of Real Estate Purchase, Purchased Property Details, Delivery Date of the Purchased Property, Collection Information, Satisfaction Survey Results, Complaint and Request Information, Information on Projects Previously Purchased by the Customer, Number and Amount of Referral Sales

Physical Premises Security

• CCTV Footage, Entry and Exit Records

Audio and Visual Recordings

• Photograph on ID Document

Other

• Commercial Electronic Message Consent Records, Appointment Information, Information on Whether the Customer Attended the Appointment, Information on Whether the Customer Purchased an Independent Unit, Number of Children

Methods of Collecting Your Personal Data

Kişisel verileriniz; satış ofislerimizde tarafınızca doldurulan müşteri bilgi formları ve satış sözleşmeleri aracılığıyla fiziki olarak toplanmaktadır.

Kişisel verileriniz, sizlerin satın alma sürecini yönetmek ve finansal işlemlerini gerçekleştirmek amacıyla, ödeme planları ve tahsilat belgeleri aracılığıyla toplanmaktadır.

Kişisel verileriniz, web sitemiz ve sosyal medya hesaplarımız üzerinden gerçekleştirilen başvurular ve doldurulan iletişim formları yoluyla elektronik ortamda toplanmaktadır.

Müşteri destek hizmetleri, şikâyet yönetimi ve satış süreçleri kapsamında, tarafımıza e-posta ve diğer dijital iletişim kanalları aracılığıyla iletilen bilgiler elektronik ortamda toplanmaktadır.

Müşteri memnuniyetini artırmak ve hizmet kalitemizi geliştirmek ve sizlerden gelen geri bildirimleri değerlendirmek için, memnuniyet anketleri ve geri bildirim formları aracılığıyla kişisel verileriniz toplanmaktadır.

Satış ofislerimizde bulunan güvenlik kameraları aracılığıyla, fiziksel mekân güvenliğinin sağlanması amacıyla görsel kayıtlarınız toplanmaktadır.

Legal Grounds for Processing General Personal Data

Genel Nitelikte Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz Rams’ın faaliyetlerini sürdürebilmesi için KVKK’nın 5. maddesinde belirtilen kişisel verileri işleme şartları ve amaçları kapsamında, ilgili sair mevzuat tarafından öngörülen esas ve usuller doğrultusunda işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaçların sağlanması ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi için aşağıda belirtilen hukuki sebeplerle işlenebilmektedir:

• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
• Veri Sorumlusunun Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirebilmesi İçin Zorunlu Olması,
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Açık rızanızın alınması.

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Özel nitelikli kişisel verileriniz Rams’ın faaliyetlerini sürdürebilmesi için KVKK’nın 6 maddesinde belirtilen kişisel verileri işleme şartları ve amaçları kapsamında, Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’nun Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Veri Sorumlularınca Alınması Gereken Yeterli Önlemler ile ilgili 31/01/2018 Tarihli ve 2018/10 Sayılı Kararı ile öngörülen esas ve usuller doğrultusunda işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaçların sağlanması için aşağıda belirtilen hukuki sebeplerle işlenebilmektedir:

• İlgili kişinin alenileştirdiği kişisel verilere ilişkin ve alenileştirme iradesine uygun olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi.

TRANSFER OF PERSONAL DATA

Şirketimiz, müşterilerin kişisel verilerini yalnızca KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri doğrultusunda, işleme amaçlarına uygun olarak aktarmaktadır. Kişisel veriler, aşağıdaki durumlarda ve belirtilen taraflarla paylaşılmaktadır:

• Müşterilerimizin satış işlemleri, fatura düzenleme, vergi yükümlülükleri ve yasal bildirimlerin yerine getirilmesi amacıyla, ilgili mevzuat çerçevesinde Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) elektronik ortamda fatura ve mali kayıt bilgileri aktarılmaktadır.
• Şirketimiz, e-fatura hizmetleri kapsamında eLogo Elektronik Hizmet Sağlayıcısı ile çalışmaktadır. Bu doğrultuda, faturalarda, ödeme kayıtlarında, satın alma detaylarında yer alan kişisel veriler ilgili mevzuata uygun şekilde eLogo sistemleri üzerinden işlenmekte ve aktarılmaktadır.
• Müşterilerimizin ödeme süreçlerinin yürütülmesi ve konut kredisi işlemlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla, ilgili bankalara kişisel verileri aktarılmaktadır.
• Şirketimizin mali ve operasyonel süreçlerinin bağımsız denetim kurallarına uygun olarak incelenmesi, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve şirket kayıtlarının doğrulanması amacıyla, gerekli görüldüğünde bağımsız denetim firmalarına kişisel veriler aktarılmaktadır.
• Yasal düzenlemeler kapsamında, mahkemeler, savcılıklar, kolluk kuvvetleri (polis, jandarma), düzenleyici ve denetleyici kurumlar, noterler ve diğer kamu otoriteleri tarafından talep edilmesi halinde, ilgili kişisel veriler hukuki süreçlerin yürütülmesi amacıyla paylaşılmaktadır.
• Şirketin hukuki süreçlerde temsil edilmesi veya hukuki danışmanlık hizmetlerinin alınması amacıyla, anlaşmalı avukatlar ve hukuk bürolarıyla paylaşılabilir. Bu aktarım, yalnızca ilgili hukuki işlemin gerekliliği ile sınırlıdır ve kişisel verilerin güvenliği için gerekli tüm teknik ve idari tedbirler alınarak gerçekleştirilir.
• Ticari elektronik iletişim izni veriniz İleti Yönetim Sistemi’ne (İYS) aktarılmaktadır.
• Sadakat Programı kapsamında tarafınıza sunulan faydalardan yararlanabilmeniz için iş birliği yaptığımız ve hizmet aldığımız firmalara gerekli kişisel verileriniz aktarılmaktadır.
• Pazarlama analiz çalışmalarının yürütülmesi, müşteri memnuniyetinin artırılması ve sizlere özel reklam, kampanya ve promosyon süreçlerinin etkin bir şekilde yönetilebilmesi amacıyla, kişisel verileriniz Diler Medya İletişim Limited Şirketi ve Lead Plus Media ile paylaşılmaktadır.
• Müşterilerin kişisel verileri; Rams Holding A.Ş. ve Rams Holding A.Ş. bünyesinde yer alan şirketler arasında iş süreçlerinin koordinasyonu, stratejik planlama, denetim faaliyetlerinin yürütülmesi ve ortak operasyonların yönetimi amacıyla paylaşılabilmektedir.

TRANSFER OF PERSONAL DATA ABROAD

Kişisel verileriniz; KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde düzenlenen veri aktarım şartlarına uygun olarak, yukarıda belirtilen amaçların yanı sıra özellikle depolama işlemlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla, sunucuları yurt dışında bulunan Microsoft Corporation şirketiyle paylaşılmak suretiyle yurtdışına aktarılmaktadır.

Bu aktarım sırasında, Kanun kapsamında gerekli hukuki, teknik ve idari tedbirler alınarak kişisel verilerinizin güvenliği en üst seviyede korunmaktadır.

RIGHTS OF THE DATA SUBJECT

KVKK kapsamında;

• Kişisel Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel Verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel Verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurtiçinde veya yurtdışında Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel Verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVKK mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde Kişisel Verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ya da düzeltilmesi halinde aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel Verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

HOW CAN YOU EXERCISE YOUR RIGHTS?

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11’inci maddesi kapsamındaki taleplerinizi, 10 Mart 2018 tarihli Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ m.5 uyarınca bu linkten ulaşabileceğiniz “İlgili Kişi Başvuru Formunu” doldurarak;

1. Islak imzalı şekilde imzalanmış başvuru formunu kimliğinizi teşvik edici belgelerle birlikte Büyükdere Mah. Ahiler Çıkmazı Sk. Sarıyer Belediyesi Blok No: 19 Sarıyer / İstanbul adresine bizzat gelerek elden teslim edebilir ya da belirtilen adrese iadeli taahhütlü posta veya noter kanalıyla gönderebilir,
2. Başvuru Formu’nu 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununda tanımlı olan “güvenli elektronik imza” ile imzalayarak kvkk@ramandsons.com.tr adresine göndermek suretiyle,
3. Başvuru formunu doldurup imzalamak ve ıslak imzalı formu taratarak bilgisayara yüklemek suretiyle kvkk@ramandsons.com.tr adresine mail atarak gönderebilirsiniz. (Bu usulün tercih edilmesi durumunda maile kimlik tespitini sağlayacak bir evrakın da eklenmesi gerekmektedir)
4. 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanununda tanımlı olan “güvenli elektronik imza” ile imzalayarak KEP sistemi üzerinden ramandsons@hs06.kep.tr adresine gönderebilirsiniz.

Yapılacak başvurularda talebin Türkçe yapılması; talebin yukarıda belirtilen ve KVKK 11. maddesinde sayılmış olan haklardan hangisi/hangilerine dayandığının tereddüdsüzce anlaşılabilecek açıklıkta yazılması, kimlik bilgileri ve konu ile ilgili belge ve bilgilerin başvuruya eklenmiş olması zorunludur. Üçüncü şahıslara adına yapılacak başvurularda, ilgili şahsı temsile uygun bir vekâletnamenin bulunması gerekmektedir.

Bu kapsamda yapılacak başvurular mümkün olan en kısa zaman diliminde ve en çok 30 gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret tarafınızdan talep edilebilecektir.

İletilen bilgi ve belgelerin eksik olması durumunda, bu süre, bilgi ve belgelerin tam bir şekilde iletilmesinden itibaren başlar. Şirketimiz, size cevap vermeden önce kimliğinizi doğrulama hakkına sahiptir.

Cevaplar, Rams’ın tercihine göre yazılı olarak talep sahibinin adresine herhangi bir posta türüyle yahut bildirmiş olduğunuz e-posta adresine gönderilebilir.

DATA CONTROLLER INFORMATION